Как списать недостачу: бухгалтерские проводки


Порядок списания недостачи в бухгалтерском учете регулируется методическими рекомендациями и приказами Минфина России. На правила оформления влияет наличие или отсутствие виновного лица. Какие проводки нужно составлять при отражении таких фактов, пояснили специалисты.

Правила бухгалтерского учета требуют надлежащего списания недостачи. Оформление потерь в финансовых документах осуществляется в соответствии с приказом Минфина России № 94н от 21.10.00 года. Какие именно нужно составить проводки, разбирались специалисты.

Отдельный счет

Фиксировать недостачу бухгалтеру проще с использованием особого инструмента. С этой целью заводят счет 94. Здесь обобщаются потери от порчи, уничтожения или утраты материальных ценностей. По дебету данные корреспондируются с позициями:

  • основные средства;
  • вложения в материальные ценности;
  • оборудование;
  • инвестиции во внеоборотные активы;
  • материалы;
  • животные на откорме;
  • НДС;
  • основное и вспомогательное производство;
  • изменение стоимости имущество.

Перечень зависит от специфики деятельности организации. Он не является закрытым. В дебет списывают реальную стоимость недостающих ценностей, остаточные показатели по утраченным основным средствам, а также потери по испорченным товарам. По кредиту счет 94 согласуется с группами:

  • общехозяйственные издержки;
  • расчеты с персоналом;
  • реализационные затраты;
  • целевое финансирование;
  • прибыли и убытки и т.д.

В этом случае также нельзя составить исчерпывающий список. Для каждой компании он будет индивидуален. К кредиту относят недостачи в пределах лимитов и сверх них, в том числе при невозможности возмещения убытков.

Порядок списания потерь

Грамотный контроль движения и хранения ценностей на предприятии существенно сокращает риск злоупотреблений. Проверки осуществляются регулярно в форме инвентаризации. Если в результате мероприятия обнаруживают недостачу, установлению подлежит и виновное лицо. Таковым, как правило, становится материально ответственный сотрудник. При отсутствии споров относительно вины потери списывают на работника, допустившего нарушение.

Проводки составляют по следующим счетам (Дт/Кт):

  • 94/10 – полная сумма недостачи;
  • 73/94 – отнесение убытков на виновное лицо;
  • 70/73 – взыскание возмещения в пользу компании за счет заработной платы сотрудника.

На практике далеко не всегда удается установить непосредственного виновника. Имущество фирмы может быть утрачено в результате стихийного бедствия, украдено неустановленными лицами. В этой ситуации придется списывать потери иначе. Бухгалтерские проводки оформляют следующим образом (Дт/Кт):

  • 94/10 – обнаружена недостача;
  • 91.2/94 – списание убытка в состав прочих расходов.

В аналогичном порядке списание производится при отказе правоохранителей возбуждать уголовное дело. По той же схеме придется действовать и при отклонении иска о взыскании возмещения с предполагаемого виновника. Соответствующие пояснения дает Минфин России в приказе № 49 от 13.06.95 года.

В завершение отметим, что у собственников компании есть право списать недостачу путем уменьшения чистой прибыли. При принятии учредителями такого решения бухгалтеру не придется делать проводки по счетам 99 или 84. Операции необходимо отразить в корреспонденции 91.2/94 (Дт/Кт). Используя такую схему, стоит помнить о неизбежном расхождении данных налогового и бухгалтерского учета.

Дек 6, 2018 Категория: Письма Минфина